Dépôt scellé
Une pièce déposée ne peut plus être modifiée ni supprimée avant son échéance, y compris par un administrateur du système.
Conserver dix ans des pièces comptables dont l'intégrité se prouve.
Un dépôt où une pièce entre, reçoit son empreinte et son horodatage, ne bouge plus, et s'efface d'elle-même une fois le délai légal écoulé.
État : En préparation. Se vend attaché au registre des traitements plutôt que seul. Fiche mise à jour le 11 septembre 2026.
Dix ans, et une condition que presque personne n'applique
Le droit comptable suisse impose une conservation de dix ans des livres, des pièces comptables et du rapport de gestion. L'ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes ajoute une exigence moins connue : lorsque le support est modifiable, l'intégrité doit être garantie par un procédé technique, l'horodatage par exemple.
Un dossier sur un disque partagé ne remplit aucune des deux conditions. Il se modifie sans laisser de trace, et il ne prouve rien le jour où on lui demande de prouver quelque chose.
Des modules qui font ce travail correctement existent, mais à l'intérieur d'un progiciel de gestion, ce qui oblige à prendre le progiciel avec.
Pour qui
- Sociétés soumises à l'obligation de tenir une comptabilité
- Fiduciaires et organes de révision
- Associations et fondations soumises à révision
Fonctionnement
Ce qui entre ne se modifie plus.
L'immuabilité n'est pas un réglage que l'administrateur peut lever. C'est la propriété du dépôt, et le journal montre qu'elle n'a pas été levée.
Empreinte et horodatage
Chaque entrée reçoit son empreinte et son horodatage. C'est ce couple qui permet de démontrer, des années plus tard, que le document est bien celui qui a été déposé.
Journal consultable
Qui a déposé, qui a consulté, quand, et ce qui a été tenté sans aboutir. Le journal est lui-même inaltérable.
Export pour le réviseur
Un export scellé, accompagné des preuves d'intégrité, remis dans un format que l'organe de révision sait ouvrir sans notre logiciel.
Effacement à l'échéance
Passé le délai légal, la pièce s'efface. Conserver au-delà n'est pas plus prudent, c'est une autre infraction.
Reprise de l'existant
Les archives déjà constituées entrent par lot, avec la date d'origine conservée et la date de dépôt enregistrée séparément.
Plateformes
Limites
Ce que ce logiciel ne fera pas.
Un archivage probant sert à démontrer qu'une pièce n'a pas changé. Il ne dit rien de ce qu'elle contenait le jour où elle a été créée.
- Il ne vérifie pas l'exactitude comptable des pièces déposées.
- Il ne remplace pas une sauvegarde : les deux répondent à des risques différents.
- Il ne juge pas quelles pièces relèvent de l'obligation légale. Ce choix reste celui de l'entreprise et de sa fiduciaire.
- Il n'a pas vocation à conserver des documents au-delà de leur échéance.
Questions fréquentes
Dépôt
Un stockage en nuage ordinaire ne suffit-il pas ?
Il conserve, mais il ne prouve pas. La question posée lors d'un contrôle n'est pas de savoir si le document existe encore, elle est de savoir s'il est le même. Sans empreinte ni horodatage, la réponse repose sur la parole de celui qui gère le stockage.
Où les pièces sont-elles conservées ?
Sur une infrastructure située en Suisse, avec une copie dans un second centre de données suisse. L'emplacement figure au contrat.
Que se passe-t-il si nous quittons le service ?
L'export scellé est prévu pour cela et se fait à tout moment. Il s'ouvre sans notre logiciel, sinon l'archive dépendrait de notre survie, ce qui serait une mauvaise idée pour un dépôt de dix ans.
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