Registre guidé
Chaque traitement reçoit sa finalité, sa base, ses catégories de données, ses destinataires et sa durée de conservation, par une suite de questions sur l'activité réelle.
Tenir le registre des traitements que la loi suisse exige depuis 2023.
Le registre des activités de traitement, la carte des sous-traitants avec leur pays d'hébergement réel, la procédure de violation et le suivi des demandes d'accès.
État : En préparation. Destiné d'abord aux fiduciaires, qui le tiendront pour le compte de leurs mandants. Fiche mise à jour le 11 septembre 2026.
Une obligation entrée en vigueur sans outil pour la tenir
La loi révisée sur la protection des données est en vigueur depuis le 1er septembre 2023. Elle demande un registre des activités de traitement, l'information des personnes concernées, la maîtrise des sous-traitants et l'annonce des violations au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.
Trois ans plus tard, une grande partie des PME suisses n'a rien, ou tient un tableur ouvert une fois et jamais rouvert. Ce n'est pas de la négligence. L'obligation est arrivée sans outil, et le premier réflexe a été d'attendre.
Ce qui est disponible aujourd'hui, ce sont des logiciels de conformité européens avec une étiquette suisse. Les deux régimes ne se recouvrent pas entièrement, et un praticien s'en aperçoit à la première question posée.
Pour qui
- Fiduciaires tenant la conformité de leurs mandants
- PME de dix à deux cents personnes
- Associations et fondations
- Cabinets et cliniques traitant des données sensibles
Fonctionnement
Le registre se remplit par questions, pas par formulaire vide.
Personne ne sait décrire ses traitements à froid. Tout le monde sait répondre à ce qu'il fait des candidatures reçues, ou à qui passe la comptabilité.
Carte des sous-traitants
Chaque prestataire est listé avec le pays où les données résident réellement. L'exercice révèle en général une dépendance que personne n'avait chiffrée.
Procédure de violation
Un incident ouvre une fiche, déclenche un compte à rebours et prépare l'annonce au Préposé fédéral avec la chronologie qu'il réclame.
Demandes d'accès
Réception, délai, pièces réunies, réponse envoyée. La demande d'une personne concernée cesse d'être une urgence improvisée un vendredi soir.
Analyse d'impact
Un questionnaire conduit à la décision d'en mener une ou non, et conserve la trace du raisonnement, qui est précisément ce qu'on vous demandera.
Trois langues
Le registre se tient et s'exporte en français, en allemand et en italien, ce qui compte dès qu'une société est active dans plusieurs régions.
Plateformes
Limites
Ce que ce logiciel ne fera pas.
La conformité n'est pas un fichier, c'est une suite de décisions prises par une direction. Un outil peut les enregistrer et les rappeler, il ne peut pas les prendre.
- Il ne rend pas conforme. Il tient l'état des lieux et les preuves.
- Il ne fournit pas de conseil juridique.
- Il ne surveille pas vos systèmes et ne détecte pas les violations à votre place.
- Il ne couvre pas les régimes sectoriels particuliers, notamment bancaires et assurantiels.
Questions fréquentes
Registre
Notre fiduciaire peut-il le tenir pour nous ?
C'est même le premier usage prévu. Un cabinet gère le registre de plusieurs mandants depuis une seule console, chacun restant cloisonné, et remet à chacun son registre exportable.
En quoi est-ce différent d'un outil de conformité européen ?
Les obligations suisses ne sont pas celles du règlement européen. Les seuils, les annonces, le vocabulaire et l'autorité de contrôle diffèrent. Un outil traduit produit des documents qui citent le mauvais régime.
Que se passe-t-il en cas de violation un jour férié ?
La fiche d'incident s'ouvre depuis un téléphone, et le compte à rebours démarre à cet instant. La chronologie enregistrée sur le moment vaut mieux qu'une reconstitution faite la semaine suivante.
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Les premiers accès vont aux organisations qui acceptent d'être associées à la mise au point. Dites-nous lequel vous concerne et ce que vous faites aujourd'hui à la place.
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