Geführtes Verzeichnis
Jede Bearbeitung erhält ihren Zweck, ihre Grundlage, ihre Datenkategorien, ihre Empfänger und ihre Aufbewahrungsdauer, über Fragen zur tatsächlichen Tätigkeit.
Das Bearbeitungsverzeichnis führen, das das Schweizer Recht seit 2023 verlangt.
Das Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten, die Übersicht der Auftragsbearbeiter mit dem Land, in dem die Daten wirklich liegen, das Verfahren bei einer Verletzung und die Nachverfolgung der Auskunftsbegehren.
Stand : In Vorbereitung. Zuerst für Treuhandunternehmen gedacht, die es für ihre Mandantschaft führen. Datenblatt aktualisiert am 11. September 2026.
Eine Pflicht, die ohne Werkzeug in Kraft trat
Das revidierte Datenschutzgesetz gilt seit dem 1. September 2023. Es verlangt ein Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten, die Information der betroffenen Personen, die Kontrolle über die Auftragsbearbeiter und die Meldung von Verletzungen an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten.
Drei Jahre später hat ein grosser Teil der Schweizer Unternehmen nichts, oder führt eine Tabelle, die einmal geöffnet und nie wieder angerührt wurde. Das ist keine Nachlässigkeit. Die Pflicht kam ohne Werkzeug, und der erste Reflex war zu warten.
Verfügbar sind heute europäische Datenschutzprogramme mit einem Schweizer Etikett. Die beiden Ordnungen decken sich nicht vollständig, und eine Fachperson merkt das bei der ersten Frage.
Für wen
- Treuhandunternehmen, die den Datenschutz ihrer Mandantschaft führen
- Unternehmen von zehn bis zweihundert Personen
- Vereine und Stiftungen
- Praxen und Kliniken mit besonders schützenswerten Daten
Funktionsweise
Das Verzeichnis füllt sich durch Fragen, nicht durch ein leeres Formular.
Niemand kann seine Bearbeitungen aus dem Stand beschreiben. Alle können sagen, was mit eingegangenen Bewerbungen geschieht oder wer die Buchhaltung macht.
Übersicht der Auftragsbearbeiter
Jeder Dienstleister wird mit dem Land aufgeführt, in dem die Daten wirklich liegen. Die Übung legt meist eine Abhängigkeit offen, die niemand beziffert hatte.
Verfahren bei Verletzungen
Ein Vorfall eröffnet ein Dossier, startet eine Frist und bereitet die Meldung an den Beauftragten mit der von ihm verlangten Chronologie vor.
Auskunftsbegehren
Eingang, Frist, zusammengetragene Unterlagen, versandte Antwort. Das Begehren einer betroffenen Person ist kein improvisierter Notfall am Freitagabend mehr.
Folgenabschätzung
Ein Fragebogen führt zum Entscheid, ob eine nötig ist, und hält die Begründung fest, nach der später gefragt wird.
Drei Sprachen
Das Verzeichnis wird auf Deutsch, Französisch und Italienisch geführt und ausgegeben, was zählt, sobald ein Unternehmen über Regionen hinweg tätig ist.
Plattformen
Grenzen
Was diese Software nicht tun wird.
Datenschutz ist keine Datei, sondern eine Reihe von Entscheiden der Geschäftsleitung. Ein Werkzeug kann sie festhalten und in Erinnerung rufen. Treffen kann es sie nicht.
- Sie macht nicht rechtskonform. Sie führt den Stand und die Nachweise.
- Sie erteilt keine Rechtsauskunft.
- Sie überwacht Ihre Systeme nicht und erkennt Verletzungen nicht für Sie.
- Sie deckt keine besonderen Branchenordnungen ab, namentlich nicht die des Banken- und Versicherungswesens.
Häufige Fragen
Verzeichnis
Kann unser Treuhandunternehmen es für uns führen?
Das ist der erste vorgesehene Einsatz. Ein Büro führt das Verzeichnis mehrerer Mandate aus einer Oberfläche, jedes getrennt, und übergibt jedem sein ausgebbares Verzeichnis.
Worin unterscheidet es sich von einem europäischen Werkzeug?
Die schweizerischen Pflichten sind nicht die europäischen. Schwellen, Meldungen, Begriffe und die Aufsichtsbehörde weichen ab. Ein übersetztes Werkzeug erzeugt Dokumente, die die falsche Ordnung zitieren.
Was geschieht bei einer Verletzung an einem Feiertag?
Das Vorfalldossier öffnet sich vom Telefon aus, und die Frist beginnt dort zu laufen. Eine im Moment festgehaltene Chronologie ist mehr wert als eine in der Folgewoche rekonstruierte.
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Schweizer Software für Pflichten, für die es kein Werkzeug gibt.
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