Ein Bereich pro Mandat
Jede Mandantschaft sieht ihr eigenes Dossier und sonst nichts. Kein erratbarer Link, keine Freigabe für alle, die die Adresse kennen.
Unterlagen der Mandantschaft anfordern und erhalten, ohne Anhang und ohne offenen Link.
Das Büro sagt, was es braucht, die Mandantschaft lädt hoch, das System fasst nach. Niemand verschickt mehr eine Lohnabrechnung als Anhang.
Stand : In Vorbereitung. Überschneidet sich bewusst mit dem Dateimodul des souveränen Arbeitsplatzes, mit klarer Grenze: hier die Aussenstehenden, dort die Mitarbeitenden. Datenblatt aktualisiert am 11. September 2026.
Das Problem ist nicht die Ablage, es ist das Nachfassen
Lohnabrechnungen, Steuererklärungen und Mietdossiers laufen heute über E-Mail und über ausländische Übermittlungsdienste. Das ist die gewöhnlichste Schwachstelle der Branche und die am besten dokumentierte.
Ein Büro, das den Übermittlungsdienst wechselt, hat aber nur die Hälfte gelöst. Die andere Hälfte, die wirklich kostet, ist die Zeit für das Erinnern daran, wer was noch nicht geschickt hat. Diese Zeit wird niemandem verrechnet.
Ein Schalter, der nur ablegt, nützt deshalb nichts. Er muss die Liste des Fehlenden führen und sie von selbst vorantreiben.
Für wen
- Treuhandunternehmen und Steuerberatung
- Anwalts- und Notariatskanzleien
- Immobilienverwaltungen
- Personalvermittlung
- Versicherungsbrokerinnen
Funktionsweise
Das Büro fragt, das System bleibt dran.
Die Liste der erwarteten Unterlagen ist der Kern. Das Hochladen ist nur ihre Folge, und das Nachfassen ist ihr Antrieb.
Liste der erwarteten Unterlagen
Das Büro hakt ab, was es braucht, die Mandantschaft sieht, was fehlt, und beide Seiten sehen denselben Stand.
Automatische Erinnerungen
Gestaffelte Erinnerungen, Stopp bei Eingang, Warnung an das Büro, wenn eine fehlende Unterlage eine Frist gefährdet. Das ist die Funktion, die Zeit spart, nicht die Ablage.
Das Telefon als Scanner
Die Mandantschaft fotografiert einen Beleg, die Anwendung richtet die Seite gerade und erzeugt ein lesbares Dokument. So kommen Unterlagen tatsächlich an.
Aufbewahrung vorab festgelegt
Jede Art von Unterlage erhält ihre Frist beim Eröffnen des Dossiers, nicht an dem Tag, an dem jemand bemerkt, dass alles noch da ist.
Eingangsbestätigung
Die Mandantschaft erhält den Beleg mit Zeitstempel darüber, was sie wann übergeben hat. Das beendet Diskussionen über angeblich verschickte Unterlagen.
Plattformen
Grenzen
Was diese Software nicht tun wird.
Ein Schalter ist eine Tür, kein Tresor. Er befördert und er verfolgt, er archiviert nicht im Rechtssinn.
- Er bewahrt keine Belege nach der Buchführungspflicht auf. Das ist Sache des revisionssicheren Depots.
- Er ersetzt den internen Arbeitsplatz des Büros nicht.
- Er signiert keine Dokumente und soll es nicht: Schweizer Anbieter tun das bereits gut.
- Er prüft nicht, ob eine abgelegte Unterlage gültig ist.
Häufige Fragen
Schalter
Muss die Mandantschaft ein Konto anlegen?
Für eine einmalige Übergabe nicht: ein persönlicher, zeitlich begrenzter Link genügt. Bei regelmässigem Kontakt lohnt sich ein dauerhafter Zugang, der den Überblick über bereits Übergebenes gibt.
Wo laufen die Unterlagen durch?
Ausschliesslich über Schweizer Infrastruktur. Kein ausländischer Übermittlungsdienst ist in der Kette beteiligt, auch nicht für Benachrichtigungen.
Lässt er sich für Dossiers unter Berufsgeheimnis nutzen?
Das ist der vorgesehene Einsatz. Die Frage an jeden Anbieter lautet, welche Rechte die Betreiberin an den Inhalten hat, und die Antwort gehört in den Vertrag statt auf eine Übersichtsseite.
Weiterlesen
Schweizer Software für Pflichten, für die es kein Werkzeug gibt.
Ist eines dieser Themen bei Ihnen bereits ein Problem?
Die ersten Zugänge gehen an Organisationen, die bereit sind, an der Feinarbeit mitzuwirken. Sagen Sie uns, welches Sie betrifft und was Sie heute stattdessen tun.
Schreiben Sie uns