Versiegelte Ablage
Ein abgelegter Beleg lässt sich vor seiner Frist nicht mehr ändern und nicht mehr löschen, auch nicht durch eine Systemverwaltung.
Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahren, mit beweisbarer Unverändertheit.
Eine Ablage, in die ein Beleg eingeht, seinen Fingerabdruck und seinen Zeitstempel erhält, sich nicht mehr bewegt und sich nach Ablauf der gesetzlichen Frist selbst löscht.
Stand : In Vorbereitung. Wird zusammen mit dem Bearbeitungsverzeichnis verkauft, nicht allein. Datenblatt aktualisiert am 11. September 2026.
Zehn Jahre, und eine Bedingung, die fast niemand erfüllt
Das Schweizer Rechnungslegungsrecht verlangt, Geschäftsbücher, Buchungsbelege und den Geschäftsbericht zehn Jahre aufzubewahren. Die Geschäftsbücherverordnung ergänzt eine weniger bekannte Bedingung: Ist der Träger veränderbar, muss die Unverändertheit durch ein technisches Verfahren gewährleistet sein, etwa durch einen Zeitstempel.
Ein Ordner auf einem geteilten Laufwerk erfüllt keine der beiden Bedingungen. Er lässt sich spurlos ändern und beweist nichts an dem Tag, an dem er etwas beweisen soll.
Module, die das korrekt erledigen, gibt es, aber innerhalb einer Gesamtlösung, was bedeutet, die Gesamtlösung gleich mitzunehmen.
Für wen
- Buchführungspflichtige Unternehmen
- Treuhandunternehmen und Revisionsstellen
- Vereine und Stiftungen mit Revisionspflicht
Funktionsweise
Was hineingeht, ändert sich nicht mehr.
Unveränderlichkeit ist keine Einstellung, die eine Administratorin aufheben kann. Sie ist eine Eigenschaft des Depots, und das Protokoll zeigt, dass sie nicht aufgehoben wurde.
Fingerabdruck und Zeitstempel
Jeder Eingang erhält beides. Dieses Paar erlaubt es, Jahre später zu zeigen, dass der Beleg jener ist, der abgelegt wurde.
Lesbares Protokoll
Wer abgelegt, wer eingesehen hat, wann, und was ohne Erfolg versucht wurde. Das Protokoll ist selbst manipulationssicher.
Ausgabe für die Revision
Eine versiegelte Ausgabe mit den Integritätsnachweisen, in einem Format, das die Revisionsstelle ohne unsere Software öffnet.
Löschung nach Frist
Nach Ablauf der gesetzlichen Frist wird der Beleg gelöscht. Länger aufzubewahren ist nicht vorsichtiger, es ist ein anderer Verstoss.
Übernahme des Bestehenden
Bereits vorhandene Archive kommen als Stapel herein, mit erhaltenem Ursprungsdatum und getrennt erfasstem Ablagedatum.
Plattformen
Grenzen
Was diese Software nicht tun wird.
Eine revisionssichere Ablage zeigt, dass ein Beleg sich nicht verändert hat. Über seinen Inhalt am Tag der Erstellung sagt sie nichts.
- Sie prüft die buchhalterische Richtigkeit der abgelegten Belege nicht.
- Sie ersetzt keine Sicherung: beide beantworten verschiedene Risiken.
- Sie entscheidet nicht, welche Belege unter die gesetzliche Pflicht fallen. Das bleibt beim Unternehmen und seinem Treuhandbüro.
- Sie ist nicht dafür da, Dokumente über ihre Frist hinaus zu behalten.
Häufige Fragen
Depot
Genügt ein gewöhnlicher Speicher in der Cloud nicht?
Er bewahrt auf, aber er beweist nicht. Bei einer Kontrolle wird nicht gefragt, ob der Beleg noch da ist, sondern ob es derselbe ist. Ohne Fingerabdruck und Zeitstempel beruht die Antwort auf dem Wort jener Stelle, die den Speicher betreibt.
Wo werden die Belege aufbewahrt?
Auf einer Infrastruktur in der Schweiz, mit einer Kopie in einem zweiten Schweizer Rechenzentrum. Der Standort steht im Vertrag.
Was geschieht, wenn wir den Dienst verlassen?
Dafür gibt es die versiegelte Ausgabe, jederzeit. Sie öffnet sich ohne unsere Software, sonst hinge das Archiv von unserem Fortbestand ab, was bei einer Zehnjahrespflicht eine schlechte Idee wäre.
Weiterlesen
Schweizer Software für Pflichten, für die es kein Werkzeug gibt.
Ist eines dieser Themen bei Ihnen bereits ein Problem?
Die ersten Zugänge gehen an Organisationen, die bereit sind, an der Feinarbeit mitzuwirken. Sagen Sie uns, welches Sie betrifft und was Sie heute stattdessen tun.
Schreiben Sie uns